Ce se întâmplă când ne vom întoarce la birou?

Ce se întâmplă când ne vom întoarce la birou?

Posted by Irina Stoica


Coronavirusul a întors totul cu susul in jos. Dar in timp ce noi ne obișnuim să lucrăm de acasă, marile corporații încep să își pună întrebări și să se pregătească pentru întoarcerea angajaților în birouri la momentul în care criza va fi depășită.

Datele strânse de institutul Gensler arată că un spațiu de birouri bine amenajat este în continuare în totul preferințelor majorității, în detrimentul lucrului de acasă. In studiul de cercetare U.S. Workplace 2020, Gensler a solicitat participanților să aleagă între: biroul de acasă, biroul companiei din care fac parte, un spațiu de co-working sau o cafenea. Spațiul de birouri s-a desprins detașat în acest top cu condiția de a fi perfect gândit pentru a răspunde nevoilor de lucru ale angajaților.

Înainte de a le cere oamenilor sa revină la lucru, este primordial ca marile companii sa se asigure ca aceștia se simt in siguranță, sunt sănătoși si apreciați la locul de muncă. Deși este încă prea devreme să ne dam seama care sunt implicațiile pe care munca de acasă le are asupra abilitaților si obiceiurilor noastre, nu este devreme sa începem sa planificam momentul in care sute de milioane de oameni se vor întoarce la birou in momentul in care pandemia se va termina. Iată câteva idei și pașii concreți pe care companiile ar trebui să îi adopte în cât mai scurt timp.

Păstrează distanța. Daca oamenii nu poartă masca, distanța socială de 2m trebuie mereu păstrată în spațiul de lucru – cel puțin pana la apariția si certificarea unui vaccin  COVID-19 si pana când coronavirusul nu va mai reprezenta o amenințare la adresa sănătății angajaților. Angajatorii ar trebui să elimine numărul de scaune in exces din sălile de conferință și să se limiteze la maxim 10 locuri. Scaunele din zonele de colaborare si brainstorming trebuie repoziționate astfel încât oamenii sa aibă cat mai mult spațiu între ei. Mai mult decât atât, lucrul în echipă trebuie încurajat în sistem on-line.

Distanțarea birourilor. Acest lucru poate fi o reală provocare în spatiile în care densitatea birourilor era foarte mare. Este cazul posturilor de lucru de 6, 8 (work-bench) sau chiar mai multe persoane. În situația în care distanta dintre bench-uri este mai mica de 1.8m trebuie luata in calcul varianta in care nu se vor ocupa toate locurile. Acest lucru este realizabil daca o parte dintre angajați vor lucra pe rând de acasă sau vor lucra temporar din alte zone ale biroului si nu din open-space. Este ideal ca angajații sa fie așezați astfel încât sa nu stea unul cu fata la celălalt.  O altă soluție este adăugarea unor partiții pentru birourile electrice care sa fie atașate blatului si să se miște odată cu acesta. Scopul este acela de a bloca potențiali viruși care se pot transmite in timpul vorbirii, tusei sau strănutului. De asemenea este de preferat să se evite situațiile in care un angajat stă în picioare în timp ce altul stă jos în cadrul aceluiași spațiu pe o raza de 2m.

 

Reconfigurarea posturilor de lucru dinamic. După întoarcerea la birou trebuie luata in considerare varianta alocare a locurilor ce erau in trecut utilizate drept spațiu comun (shared desk) către o anumită persoană. Astfel, un angajat va utiliza doar acest loc timp de o zi sau o săptămână, urmând ca apoi, înainte de a fi alocat unei alte persoane, biroul respectiv sa fie igienizat corespunzător.

Limitarea utilizării comune a anumitor instrumente tehnologice. Pentru a evita transmiterea virusului, este ideal ca tot ceea ce tine de tehnologie, accesorii (ex: mouse, tastatura, caști) sa fie utilizate de către o singura persoana. Aceste device-uri sunt utilizate si implicit atinse pe parcursul întregii zile si este mai bine sa nu fie împrumutate unui alt coleg fără a fi foarte bine dezinfectate în prealabil.

Menține igiena. Pune accent pe practicile corecte pentru o buna igiena. Dotează grupurile sanitare cu dozatoare de săpun cu senzor și produse de curățenie antimicrobiene. Angajatorii ar trebui de asemenea să investească in dispencere cu gel dezinfectant ce conține 60-95% alcool, amplasate la intrarea in lobbiuri, săli de conferință si zona de așteptare sau lounge. Sunt de preferat coșurile de gunoi cu acționare la picior si reciclare selectiva. De asemenea, manerele usilor, cititoarele de carduri si zonele din apropierea lifturilor trebuie dezinfectate de cat mai multe ori in decursul unei zile. 

 Învață din sistemul sanitar. Producătorii integrează tot mai multe opțiuni touchless in designul de produs. Ex: robineții cu senzor, jaluzele cu automatizare, senzori de mișcare si comenzi vocale pentru deschiderea ușilor. Ia in considerare astfel de opțiuni mai ales in holurile clădirilor de birouri, in zona de recepție sau in spatiile comune. Utilizează materiale neoroase, ușor de curățat si cu rezistenta sporita la substanțe dezinfectante, în special în zonele cu trafic crescut.

 

 Acordă-le oamenilor puterea de a decide. Gândește-te cum se vor simți angajații când se vor întoarce la birou. În loc să impui ca toata lumea sa revină la lucru deodată, ia in calcul opțiunea de a face acest lucru în serii.  Nu numai ca acest lucru te poate ajuta să păstrezi distanțarea socială in cadrul spațiului, dar le va da angajaților senzația că dețin controlul asupra propriei sănătăți.

 Fii deschis la noi modalități de lucru. Cu cat lucram mai mult si in număr mai mare, de acasă, cu atât se vor contura obiceiuri si moduri noi de lucru. Vom descoperi modalități noi de a comunica in mediul virtual care cel mai probabil vor continua si după întoarcerea la birou. Este posibil ca procesul de lucru si comunicarea sa se îmbunătățească. Ar trebui sa asimilam aceste schimbări și să le lăsăm să se dezvolte. 

Cu toți ne așteptăm ca pandemia coronavirus să producă schimbări majore în modul în care vedem lumea. Așa că, atunci când criza va lua sfârșit, este foarte probabil să descoperim că s-au produs schimbări fundamentale ale modului în care lucrăm și ale felului în care vom amenaja spațiile de birouri. Știm însă cu certitudine că spațiul de lucru va conta in continuare. Și asta pentru că rolul său este acela de a construi o comunitate, de a crește cultura organizațională și de a întări relațiile de colegialitate.

Articol de Janet Pogue McLaurin

Sursa: https://www.gensler.com/research-insight/blog/what-happens-when-we-return-to-the-workplace